Archivsatzung

der Stadt Idar-Oberstein vom 02.12.2024

Aufgrund des § 24 der Gemeindeordnung für Rheinland-Pfalz (GemO) hat der Stadtrat der Stadt Idar-Oberstein in seiner Sitzung am 27.11.2024 folgende Satzung beschlossen:

§ 1 Aufgaben und Stellung des Stadtarchivs

(1) Das Stadtarchiv Idar-Oberstein ist eine Einrichtung der Stadtverwaltung Idar-Oberstein, die damit eine gesetzlich vorgeschriebene Pflichtaufgabe der kommunalen Selbstverwaltung erfüllt.
(2) Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, alle in der Verwaltung angefallenen Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt werden, zu überprüfen und solche von bleibendem Wert zu verwahren, zu sichern, zu erhalten, zu erschließen und allgemein nutzbar zu machen.
Unterlagen sind unabhängig von ihrer Speicherungsform alle bei den oben genannten Stellen angefallenen Informationen, insbesondere Schriftstücke, Akten, Karten, Pläne, Siegel, Dateien, Bild-, Film- und Tonmaterialien, soweit sie Bestandteil des Vorgangs sind.
(3) Das Stadtarchiv sammelt zudem die für die Geschichte und Gegenwart der Stadt bedeutsamen sonstigen Dokumentationsunterlagen.
(4) Das Stadtarchiv kann fremdes Archivgut übernehmen. Hierzu gehört die Übernahme von Archivgut von Personen, Firmen, Verbänden, Vereinen, Organisationen und politischen Parteien oder anderen Gruppierungen.
(5) Das Stadtarchiv fördert die Erforschung, Vermittlung und Kenntnis der Stadtgeschichte, zum Beispiel durch Vorträge, Veröffentlichungen und durch die Gestaltung oder Mitarbeit an Ausstellungen im Rahmen kommunaler Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit.
(6) Das Stadtarchiv berät die städtischen Ämter, Betriebe und Dienststellen in Fragen der Schriftgutverwaltung und der Organisation ihrer Unterlagen.

§ 2 Übernahme des Archivguts

(1) Alle Dienststellen der Stadtverwaltung sowie die Eigenbetriebe bieten ihre gesamten Unterlagen gemäß § 1 Abs. 2, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, nach Ablauf der Rechts- und Verwaltungsvorschriften festgelegten Aufbewahrungsfristen dem Stadtarchiv an.
(2) Die Entscheidung über den bleibenden Wert von Unterlagen trifft das Stadtarchiv im Benehmen mit der anbietenden Stelle aufgrund des von der anbietenden Stelle angefertigtem Ablieferungsverzeichnisses.
Unterlagen dürfen nur mit vorheriger Zustimmung des Stadtarchivs vernichtet werden. Über die Vernichtung ist ein Nachweis zu fertigen, der dauernd aufzubewahren ist.

§ 3 Sicherung des Archivguts

(1) Das Archivgut ist durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugter Nutzung, Beschädigung, Verlust oder Vernichtung zu schützen.
(2) Archivgut ist Bestandteil des kommunalen Kulturguts, seine Veräußerung ist verboten.

§ 4 Benutzung des Stadtarchivs

(1) Das im Stadtarchiv der Stadt Idar-Oberstein verwahrte Archivgut kann nach Maßgabe dieser Archivordnung von jeder Person genutzt werden, die ein berechtigtes Interesse darlegt, soweit sich nicht aus Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern etwas anderes ergibt. Das berechtigte Interesse wird insbesondere aus dem Zweck der Nutzung und dem Nutzungsgegenstand abgeleitet. Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Nutzung zu amtlichen, wissenschaftlichen, publizistischen oder Unterrichtszwecken, zur Wahrnehmung berechtigter persönlicher oder gewerblicher Belange sowie aus heimatkundlichem, orts- und familiengeschichtlichem Interesse begehrt wird.
(2) Als Benutzung des Stadtarchivs gelten
a) schriftliche und mündliche Auskünfte und Beratung durch das Stadtarchiv,
b) die Einsichtnahme in die Archivdatenbank, die Findbücher und sonstigen Hilfsmittel,
c) die Einsichtnahme in Archivgut und Reproduktionen.

§ 5 Benutzungserlaubnis

(1) Die Benutzung des Stadtarchivs wird auf schriftlichen Antrag der Benutzerin oder des Benutzers hin zugelassen, soweit Sperrfristen bzw. Regelungen dieser Satzung, insbesondere die des § 6 nicht entgegenstehen.
(2) Für die Sperrfristen gelten die Bestimmungen des § 3 LArchG.
(3) Bei der Benutzung ist die Archivsatzung zu beachten.
(4) Die Benutzerin oder der Benutzer hat sich auf Verlangen zur Person auszuweisen.
(5) Der Benutzungszweck und der Gegenstand der Nachforschungen sind genau anzugeben.
(6) Die Benutzungserlaubnis wird nur für den im Antrag angegebenen Zweck und Gegenstand erteilt. Sie kann mit Nebenbestimmungen (z.B. Auflagen, Bedingungen, Befristungen) versehen werden.
(7) Die Benutzungserlaubnis ist bis zum Ende des Kalenderjahres gültig, in welchem sie erteilt worden ist.

§ 6 Einschränkung oder Versagung der Benutzungserlaubnis

(1) Über die Benutzungserlaubnis, über Auflagen und Einschränkungen entscheidet nach Maßgabe dieser Satzung und der Gesetze das Stadtarchiv.
(2) Die Benutzung des Stadtarchivs ist einzuschränken oder zu versagen, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass durch die Benutzung
a) dem Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder dem Wohl eines ihrer Länder wesentliche Nachteile erwachsen,
b) das Wohl der Stadt Idar-Oberstein verletzt werden könnte,
c) Sperrfristen oder Geheimhaltungsvorschriften verletzt werden könnten,
d) Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet werden,
e) der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde,
f) ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstünde oder
g) Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern verletzt würden.
(3) Die Benutzung des Stadtarchivs kann auch aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn
a) die Benutzerin oder der Benutzer wiederholt oder schwerwiegend gegen die Archivsatzung verstoßen oder ihr/ ihm erteilte Auflagen nicht eingehalten hat,
b) der Ordnungszustand des Archivguts eine Benutzung nicht zulässt,
c) Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist,
d) der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen, erreicht werden kann,
e) die Benutzerin oder der Benutzer Archivgut entwendet, unsachgemäß behandelt, beschädigt, verändert oder dessen innere Ordnung stört.
(4) Die Benutzungserlaubnis kann zurückgenommen werden, wenn bei ihrer Erteilung die Voraussetzungen nicht vorgelegen haben oder das Stadtarchiv aus den in Abs. 2 und 3 genannten Gründen die Erlaubnis hätte versagen können. Die Benutzungserlaubnis kann widerrufen werden, wenn die in Abs. 2 und 3 geregelten Gründe nachträglich ein-treten.

§ 7 Ort und Zeit der Benutzung, Verhalten im Lesesaal

(1) Das Archivgut kann während der Öffnungszeiten im Lesesaal des Stadtarchivs eingesehen werden. Das Betreten der Magazine durch Benutzerinnen und Benutzer ist untersagt.
(2) Zum Schutz des Archivguts ist es untersagt, im Lesesaal zu rauchen und zu essen. Störungen jeglicher Art sind zu unterlassen. Mäntel, Jacken und Schirme dürfen nicht in den Lesesaal mitgenommen werden, für diese steht die Garderobe des Stadtarchivs zur Verfügung. Die Stadt haftet nicht für die dort hinterlegten Sachen.
(3) Das Hausrecht nimmt die Leitung des Stadtarchivs oder das mit seiner Ausübung beauftragte Personal wahr. Den Anweisungen ist stets uneingeschränkt Folge zu leisten.

§ 8 Vorlage von Archivgut

(1) Das Stadtarchiv kann den Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivguts beschränken; es kann die Bereithaltung zeitlich begrenzen.
(2) Benutzerinnen und Benutzer sind im Umgang mit Archivgut, Findmitteln und Büchern zu äußerster Sorgfalt verpflichtet. Archivalien sind in gleicher Ordnung und in gleichem Zustand, wie sie vorgelegt wurden, wieder zurückzugeben. Es ist untersagt, Archivgut zu beschädigen oder zu verändern.
(3) Schäden am Archivgut sind dem Stadtarchiv unverzüglich anzuzeigen.
(4) Das kostenfreie Fotografieren von Archivalien mit eigener Kamera ohne Blitz ist mit Genehmigung des Stadtarchivs erlaubt, sofern konservatorische und datenschutzrechtliche Gründe nicht dagegensprechen.

§ 9 Haftung

(1) Die Benutzerin oder der Benutzer haftet für die von ihr oder ihm verursachten Verluste, Verunreinigungen oder Beschädigungen des überlassenen Archivguts sowie für die sonst bei der Benutzung des Stadtarchivs verursachten Schäden. Als Beschädigung gilt jede nachhaltige Veränderung, die am Medium festgestellt wird. Dies gilt nicht, wenn sie oder er nachweist, dass sie oder ihn kein Verschulden trifft.
(2) Die Stadt Idar-Oberstein haftet nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften. Sie haftet nur für Schäden auf Grund vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Pflichtverletzung, außer es handelt sich um eine Verletzung des Benutzers an Leben, Körper oder Gesundheit. Sie haftet nicht für Schäden, die Benutzerinnen und Benutzern durch die Verwendung von Archivgut entstehen, insbesondere für Folgen von Verletzungen des Urheberrechts durch Benutzerinnen und Benutzer oder andere, oder für Schäden, die durch fehlerhafte Inhalte des Archivguts entstehen.

§ 10 Auswertung des Archivguts

(1) Die Benutzerin oder der Benutzer hat bei der Auswertung des Archivguts die Rechte und schutzwürdigen Interessen der Stadt, die Urheber- und Persönlichkeitsrechte Dritter sowie deren schutzwürdige Belange zu wahren. Sie oder er hat die Stadt Idar-Oberstein durch schriftliche Erklärung von Ansprüchen Dritter freizustellen.
(2) Hinsichtlich der Rechte Betroffener gelten die Bestimmungen des § 4 LArchG.

§ 11 Ausleihe

(1) In begründeten Ausnahmefällen kann Archivgut an andere Archive und zu Ausstellungszwecken ausgeliehen werden. Vor der Ausleihe ist zu prüfen, ob der beabsichtigte Zweck nicht durch eine Reproduktion oder in sonstiger Weise erreicht werden kann. Bei einer Ausleihe hat die anfordernde Stelle sicherzustellen, dass das Archivgut nicht beschädigt werden oder verloren gehen kann. Das Archivgut ist bei Versand und Transport gegen Beschädigungen und Verlust angemessen zu versichern und zu schützen. Die Versendung kann mit weiteren Auflagen verbunden werden.
(2) Die Leihnehmerin oder der Leihnehmer tragen die Kosten für die Versicherung und den Transport des Archivguts.

§ 12 Belegexemplare

(1) Werden Arbeiten unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Stadtarchivs verfasst, ist die Benutzerin oder der Benutzer verpflichtet, dem Stadtarchiv kostenlos und unaufgefordert ein Belegexemplar (auch in digitaler Form) zu überlassen. Dies gilt auch für unveröffentlichte Abhandlungen und die Veröffentlichung von Reproduktionen.
(2) Beruht die Arbeit nur teilweise auf Archivgut des Stadtarchivs, hat die Benutzerin oder der Benutzer die Drucklegung unter den genauen bibliographischen Angaben anzuzeigen. Diese Bestimmungen gelten sinngemäß auch für Veröffentlichungen auf elektronischen Datenträgern sowie im Internet; bei Internet-Publikationen ist entsprechend auch eine URL anzugeben.

§ 13 Reproduktionen und Editionen

(1) Die Anfertigung von Reproduktionen und deren Publikation sowie Edition von Archivgut bedürfen der Zustimmung des Stadtarchivs. Die Reproduktionen dürfen nur für den freigegebenen Zweck unter Angabe der Signatur der Vorlage verwendet werden. Etwaige Veröffentlichungsgebühren sind zu beachten.
(2) Von jeder Veröffentlichung einer Reproduktion ist dem Stadtarchiv ein Belegexemplar (auch in digitaler Form) kostenlos zu überlassen.
(3) Die Herstellung von Reproduktionen fremder Archivalien bedarf der schriftlichen Zustimmung der Eigentümerin oder des Eigentümers.

§ 14 Gebühren

Die Nutzung des Stadtarchivs ist gebührenpflichtig.  Die Gebühren werden nach dem dieser Satzung als Anlage beigefügten Gebührenverzeichnis erhoben.

§ 15 Inkrafttreten

Diese Satzung tritt am Tage nach ihrer öffentlichen Bekanntmachung in Kraft. Die Archivordnung vom 18. Dezember 1995 tritt gleichzeitig außer Kraft.

Stadtverwaltung Idar-Oberstein, 02.12.2024

Frühauf

Oberbürgermeister

Gebührenverzeichnis (Fassung vom 02.12.2024) – Anlage zur Archivsatzung der Stadt Idar-Oberstein

Nach § 14 der der Archivsatzung der Stadt Idar-Oberstein sind die Gebühren nach diesem Gebührenverzeichnis zu bestimmen: