Afin de mieux protéger les fonds conservés dans les archives, les bibliothèques et les musées lors de tels sinistres, il est nécessaire de mettre en place une préparation d'urgence complète. C'est pourquoi le Landesstelle Bestandserhaltung (LBE) de Rhénanie-Palatinat a élaboré un "kit d'urgence LBE" qui a été mis à la disposition, entre autres, des archives municipales d'Idar-Oberstein.
Le kit d'urgence contient trois boîtes et un carton contenant l'équipement de base pour les premiers soins aux livres et documents touchés par un dégât des eaux. Les objets contenus dans la boîte servent à sécuriser le lieu du sinistre, à assurer l'autoprotection des premiers intervenants, à emballer correctement les documents détrempés et à documenter les objets récupérés. La directrice des archives municipales d'Idar-Oberstein, Dr. Svenja Müller, a testé l'utilisation de ce matériel et le comportement à adopter en cas d'urgence lors d'un exercice pratique de récupération et de premiers soins à Coblence dans le cadre d'une formation de plusieurs jours. La LBE a aidé les participants à élaborer un plan d'urgence adapté à chaque institution pendant cette formation et au-delà. Ce plan contient, entre autres, les procédures d'action et les informations nécessaires. Le plan d'urgence et le kit d'urgence permettent aux archives municipales d'agir immédiatement en cas d'incident et de commencer à récupérer et à traiter les documents d'archives. Cela permet d'éviter les dommages consécutifs tels que la formation de moisissures et la perte de documents précieux.
Contexte :
Le patrimoine écrit est une partie importante de la mémoire culturelle et est donc porteur de sens et d'identité pour la société. C'est avant tout l'original qui compte. La numérisation contribue certes aussi à la protection du patrimoine culturel écrit, mais elle ne peut pas remplacer l'original. C'est pourquoi, depuis 2018, le Landesbibliothekszentrum (LBZ) de Rhénanie-Palatinat a créé le Landesstelle Bestandserhaltung in Rheinland-Pfalz. Son rôle est, entre autres, de conseiller les institutions individuelles, d'organiser des formations et de sensibiliser le public à la conservation des fonds.