Charte des archives

de la ville d'Idar-Oberstein du 02.12.2024

En vertu du § 24 du règlement communal de Rhénanie-Palatinat (GemO), le conseil municipal de la ville d'Idar-Oberstein a adopté les statuts suivants lors de sa réunion du 27 novembre 2024 :

§ 1 Missions et statut des Archives municipales

(1) Les archives municipales d'Idar-Oberstein sont une institution de l'administration municipale d'Idar-Oberstein qui remplit ainsi une tâche obligatoire prescrite par la loi dans le cadre de l'autonomie communale.
(2) Les archives municipales ont pour tâche de vérifier tous les documents produits par l'administration qui ne sont plus nécessaires en permanence à l'accomplissement des tâches et de conserver, sauvegarder, préserver, mettre en valeur et rendre utilisables de manière générale ceux qui ont une valeur durable.
Les documents sont, indépendamment de leur forme de stockage, toutes les informations produites par les services susmentionnés, en particulier les documents écrits, les dossiers, les cartes, les plans, les sceaux, les fichiers, les images, les films et les sons, dans la mesure où ils font partie intégrante du processus.
(3) Les Archives municipales collectent en outre les autres documents importants pour l'histoire et le présent de la ville.
(4) Les Archives municipales peuvent prendre en charge les archives de tiers. Cela comprend la prise en charge d'archives de personnes, d'entreprises, de fédérations, d'associations, d'organisations et de partis politiques ou d'autres groupements.
(5) Les Archives municipales encouragent la recherche, la transmission et la connaissance de l'histoire de la ville, par exemple par des conférences, des publications et par la conception ou la participation à des expositions dans le cadre des activités communales d'éducation et de relations publiques.
(6) Les Archives municipales conseillent les bureaux, entreprises et services de la ville en matière de gestion des documents et d'organisation de leurs archives.

§ 2 Prise en charge des archives

(1) Tous les services de l'Administration municipale ainsi que les entreprises propres proposent aux Archives municipales l'ensemble de leurs documents conformément à l'article 1, paragraphe 2, dont ils n'ont plus besoin pour l'accomplissement de leurs tâches, après l'expiration des délais de conservation fixés par les dispositions légales et administratives.
(2) Les Archives municipales décident de la valeur permanente des documents en accord avec le service proposant, sur la base de la liste des versements établie par le service proposant.
Les documents ne peuvent être détruits qu'avec l'accord préalable des Archives municipales. La destruction doit faire l'objet d'un justificatif qui doit être conservé en permanence.

§ 3 Sauvegarde des archives

(1) Les archives doivent être protégées par des mesures techniques et organisationnelles contre toute utilisation non autorisée, tout dommage, toute perte ou toute destruction.
(2) Les archives font partie intégrante du patrimoine culturel communal, leur aliénation est interdite.

§ 4 Utilisation des archives municipales

(1) Les archives conservées dans les archives municipales de la ville d'Idar-Oberstein peuvent être utilisées conformément au présent règlement par toute personne justifiant d'un intérêt légitime, dans la mesure où il n'en résulte pas autrement des dispositions légales ou des accords avec les propriétaires actuels ou passés. L'intérêt légitime se déduit en particulier du but de l'utilisation et de l'objet de l'utilisation. Un intérêt légitime est notamment donné lorsque l'utilisation est demandée à des fins officielles, scientifiques, journalistiques ou d'enseignement, pour la défense d'intérêts personnels ou commerciaux légitimes ainsi que pour des raisons d'histoire locale, régionale ou familiale.
(2) Sont considérés comme utilisation des archives municipales
a) les renseignements écrits et oraux et les conseils donnés par les archives municipales,
b) la consultation de la base de données des archives, des livres de recherche et d'autres outils,
c) la consultation de documents d'archives et de reproductions.

§ 5 Autorisation d'utilisation

(1) L'utilisation des archives municipales est autorisée sur demande écrite de l'utilisateur ou de l'utilisatrice, dans la mesure où les délais d'embargo ou les règlements de ce statut, en particulier ceux du § 6, ne s'y opposent pas.
(2) Les dispositions du § 3 LArchG s'appliquent aux délais d'embargo.
(3) Lors de l'utilisation, le règlement des archives doit être respecté.
(4) L'utilisateur doit justifier de son identité sur demande.
(5) Le but de l'utilisation et l'objet des recherches doivent être indiqués avec précision.
(6) L'autorisation d'utilisation n'est accordée que pour le but et l'objet indiqués dans la demande. Elle peut être assortie de conditions accessoires (p. ex. charges, conditions, limitations de durée).
(7) L'autorisation d'utilisation est valable jusqu'à la fin de l'année civile au cours de laquelle elle a été délivrée.

§ 6 Limitation ou refus de l'autorisation d'utilisation

(1) Les Archives municipales décident de l'autorisation d'utilisation, des conditions et des restrictions conformément aux présents statuts et aux lois.
(2) L'utilisation des archives municipales doit être limitée ou refusée s'il y a des raisons de croire que l'utilisation
a) pourrait porter atteinte au bien-être de la République fédérale d'Allemagne ou au bien-être d'un de ses Länder,
b) pourrait porter atteinte au bien-être de la ville d'Idar-Oberstein,
c) les délais d'interdiction ou les prescriptions de confidentialité pourraient être violés,
d) les droits d'auteur et de protection de la personnalité ainsi que les intérêts dignes de protection de tiers ne seraient pas respectés,
e) l'état de conservation des archives serait mis en danger,
f) il en résulterait une charge administrative injustifiable ou
g) des accords avec des propriétaires actuels ou antérieurs seraient violés.
(3) L'utilisation des archives municipales peut également être limitée ou refusée pour d'autres raisons importantes, notamment lorsque
a) l'utilisateur a enfreint de manière répétée ou grave le règlement des archives ou n'a pas respecté les conditions qui lui ont été imposées,
b) l'état de classement des archives ne permet pas leur utilisation,
c) les archives ne sont pas disponibles pour des raisons de service ou en raison d'une autre utilisation simultanée,
d) le but de l'utilisation peut être atteint d'une autre manière, en particulier par la consultation d'imprimés ou de reproductions,
e) l'utilisateur dérobe des archives, les traite de manière inappropriée, les endommage, les modifie ou perturbe leur ordre interne.
(4) L'autorisation d'utilisation peut être retirée si les conditions préalables n'étaient pas remplies lors de sa délivrance ou si les Archives municipales auraient pu refuser l'autorisation pour les raisons mentionnées aux alinéas 2 et 3. L'autorisation d'utilisation peut être retirée si les raisons mentionnées aux alinéas 2 et 3 se présentent ultérieurement.

§ 7 Lieu et heure d'utilisation, comportement dans la salle de lecture

(1) Les documents d'archives peuvent être consultés dans la salle de lecture des Archives municipales pendant les heures d'ouverture. Il est interdit aux utilisateurs de pénétrer dans les magasins.
(2) Afin de protéger les documents d'archives, il est interdit de fumer et de manger dans la salle de lecture. Les perturbations de toute nature sont à proscrire. Les manteaux, vestes et parapluies ne doivent pas être emportés dans la salle de lecture ; le vestiaire des archives municipales est à leur disposition. La ville n'est pas responsable des objets qui y sont déposés.
(3) Le droit de domicile est exercé par la direction des Archives municipales ou par le personnel chargé de l'exercer. Les instructions doivent toujours être respectées sans restriction.

§ 8 Présentation des documents d'archives

(1) Les Archives municipales peuvent limiter le volume des documents d'archives à présenter simultanément ; elles peuvent limiter leur mise à disposition dans le temps.
(2) Les utilisateurs sont tenus de faire preuve d'un soin extrême dans le traitement des documents d'archives, des instruments de recherche et des livres. Les documents d'archives doivent être restitués dans l'ordre et l'état où ils ont été présentés. Il est interdit d'endommager ou de modifier les documents d'archives.
(3) Les dommages causés aux documents d'archives doivent être immédiatement signalés aux Archives municipales.
(4) Il est possible de photographier gratuitement des documents d'archives avec son propre appareil photo sans flash, avec l'autorisation des Archives municipales, dans la mesure où des raisons de conservation et de protection des données ne s'y opposent pas.

§ 9 Responsabilité

(1) L'utilisateur est responsable des pertes, des souillures ou des détériorations qu'il a causées aux documents d'archives qui lui ont été confiés, ainsi que des autres dommages causés lors de l'utilisation des archives municipales. Est considérée comme dommage toute modification durable constatée sur le support. Ceci ne s'applique pas si l'utilisateur prouve qu'il n'a pas commis de faute.
(2) La ville d'Idar-Oberstein n'est responsable que dans le cadre des dispositions légales. Elle n'est responsable que des dommages résultant d'un manquement intentionnel ou d'une négligence grave à ses obligations, sauf s'il s'agit d'une atteinte à la vie, au corps ou à la santé de l'utilisateur. Elle n'est pas responsable des dommages causés aux utilisateurs par l'utilisation des documents d'archives, en particulier des conséquences de la violation des droits d'auteur par les utilisateurs ou d'autres, ou des dommages causés par des contenus erronés des documents d'archives.

§ 10 Exploitation des archives

(1) Lors de l'exploitation des archives, l'utilisateur ou l'utilisatrice doit préserver les droits et les intérêts dignes de protection de la ville, les droits d'auteur et les droits de la personnalité de tiers ainsi que leurs intérêts dignes de protection. Il ou elle doit libérer la ville d'Idar-Oberstein de toute revendication de tiers par une déclaration écrite.
(2) En ce qui concerne les droits des personnes concernées, les dispositions du § 4 LArchG s'appliquent.

§ 11 Prêt

(1) Dans des cas exceptionnels et justifiés, les archives peuvent être prêtées à d'autres services d'archives et à des fins d'exposition. Avant de prêter des archives, il convient de vérifier si le but recherché ne peut pas être atteint par une reproduction ou d'une autre manière. En cas de prêt, le service demandeur doit s'assurer que les archives ne risquent pas d'être endommagées ou perdues. Les archives doivent être assurées et protégées de manière adéquate contre les dommages et les pertes lors de l'expédition et du transport. L'expédition peut être soumise à d'autres conditions.
(2) La personne qui emprunte les archives prend en charge les frais d'assurance et de transport.

§ 12 Exemplaires de référence

(1) Si des travaux sont rédigés en utilisant essentiellement des documents d'archives des Archives municipales, l'utilisateur est tenu de remettre gratuitement et spontanément un exemplaire justificatif (également sous forme numérique) aux Archives municipales. Ceci s'applique également aux essais non publiés et à la publication de reproductions.
(2) Si le travail ne repose que partiellement sur des archives des Archives municipales, l'utilisateur doit signaler l'impression en indiquant les données bibliographiques exactes. Ces dispositions s'appliquent également aux publications sur supports électroniques et sur Internet.

§ 13 Reproductions et éditions

(1) La réalisation de reproductions et leur publication ainsi que l'édition de documents d'archives nécessitent l'accord des Archives municipales. Les reproductions ne peuvent être utilisées que dans le but autorisé, en indiquant la cote de l'original. Les éventuels frais de publication doivent être respectés.
(2) Un exemplaire (également sous forme numérique) de chaque publication d'une reproduction doit être remis gratuitement aux Archives municipales.
(3) La réalisation de reproductions de documents d'archives appartenant à des tiers nécessite l'accord écrit du propriétaire.

§ 14 Frais

L'utilisation des Archives municipales est soumise à une redevance. Les droits sont perçus conformément au barème des droits annexé au présent règlement.

§ 15 Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant sa publication. Le règlement des archives du 18 décembre 1995 cesse d'être en vigueur en même temps.

Municipalité d'Idar-Oberstein, 02.12.2024

Frühauf

Maire de la ville

Barème des frais (version du 02.12.2024) - Annexe au règlement des archives de la ville d'Idar-Oberstein

Conformément au § 14 du règlement des archives de la ville d'Idar-Oberstein, les frais sont déterminés selon ce barème :